استانداردسازی در برنامه ریزی و کنترل پروژه – چرایی؟ چیستی؟ و چگونه؟
نویسنده: منوچهر حسینی
مترجم: رضا صبوری
تعریف اولیه استانداردسازی، ایجاد دسته‌ای از قوانین، سیاست‌ها، و دستورالعمل هایی برای فرآیندها، داده‌ها، گزارش‌ها، و فعالیت‌هایی است که باید توسط یک سازمان انجام داده شوند. استانداردسازی یک بخش مهم از مدیریت داده است که زیربنای لازم را برای تحلیل موثرتر داده‌ها فراهم می‌کند. این قطعا در مدیریت پروژه و کنترل پروژه بسیار مهم است، زیرا بیشتر فعالیت‌های کنترل پروژه توسط داده‌ها انجام می‌گیرند.
چندین مزیت در استانداردسازی برنامه‌ریزی / کنترل پروژه و مدیریت پروژه و از دیدگاه حاکمیت داده‌ها وجود دارد. در زیر، تنها چند مورد از آنها را آورده‌ایم:
1. استانداردسازی، کلیدی برای بهبود ارتباط بین ذی‌نفعان پروژه است. استانداردسازی، یک زبان مشترک بین ذی‌نفعان بوجود می‌آورد و موانع ارتباط، جهت‌گیری‌های شناختی، و سوءتفاهم‌ها را از بین می‌برد.
2. استانداردسازی، کلیدی برای تشکیل داده‌های سازمان‌یافته از داده های سازمان نیافته یا نیمه‌سازمان‌یافته است که اولین گام در جهت داشتن یک تحلیل معنادار و استوار مناسب است. استانداردسازی شما را قادر می‌سازد که داده‌ها را استخراج، طبقه‌بندی و فیلتر کرده و آنها را تغییر شکل دهید و آنها را برای تحلیلی که می‌خواهید انجام دهید، آماده سازید.
جدول 1. استانداردسازی به شما در سازمان‌دادن داده‌ها کمک می‌کند.
| سازمان‌نیافته |
⦁ داده‌هایی که هیچ ساختار ذاتی‌ای ندارند و معمولا بصورت فایل‌های مختلف ذخیره می‌شوند. ⦁ مثال: اسناد متنی، PDFها، تصاویر، و ویدیوها |
|
|---|---|---|
| شبه‌سازمان‌یافته | ⦁ داده‌های متنی با قالب‌های نامنظمی که می‌توانند با تلاش و ابزارهای نرم‌افزاری قالب‌دار شوند. ⦁ مثال: داده‌های جریان کلیک |
|
| نیمه‌سازمان‌یافته |
⦁ فایل‌های داده‌ی متنی با یک الگوی آشکار که تحلیل را ممکن می‌سازند. ⦁ مثال: صفحات گسترده و فایل‌های XML |
|
| سازمان‌یافته |
⦁ داده‌هایی که مدل، قالب، و ساختار مشخصی دارند. ⦁ مثال: پایگاه داده |
|
- در زمان‌هایی که یکپارچه سازی بین سیستم های مختلف مورد نیاز است، استانداردسازی لازم می‌شود. برای مثال، اگر شما نیاز دارید که داده‌های خود را بین ابزار برنامه‌ریزی خود و ابزار مالی خود نگاشت کنید، استاندارسازی ضرورت پیدا می‌کند.
- کیفیت داده‌ها که یک بخش ضروری از تحلیل داده‌ها است، بسیار ساده‌تر است، زیرا داده‌ها می‌توانند براحتی طبقه‌بندی، فیلتر، و تحلیل شوند.
- استانداردسازی به ثبت درس آموخته ها کمک کرده و مدیریت دانش را آسان‌تر و موثرتر می‌سازد.
- استانداردسازی به مدیریت پرتفولیو و گزارش‌دادن، وقتی چند پروژه و پرتفولیو در دسترس وجود دارند، و داده‌های چندین پروژه نیاز به تحلیل هم‌زمان دارند، کمک می‌کند.
- استانداردسازی، بازدهی و بهره‌وری را که مهم‌ترین موضوع است (زیرا به صرفه‌جویی در زمان و هزینه کمک می‌کند) ، را ارتقا می‌دهد.
برای دستیابی حداکثری به مزیت‌های استانداردسازی مانند آنچه در بالا بیان شد، در شرکت‌های پروژه‌محور، المان‌ها و شاخصه‌های معینی از داده‌ها وجود دارند که بطور ویژه نیاز به استانداردشدن دارند. در زیر، من تلاش کرده‌ام که برخی از اجزای داده‌ها را که بطور ویژه در کنترل و تحلیل پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد لیست کنم.
. ساختار شکست کار (WBS) و ساختار شکست هزینه (CBS)
WBS و CBS مثال‌هایی سنتی از آنچه که باید استانداردسازی شود هستند. انها نه‌تنها چهارچوبی برای برنامه‌ریزی، زمانبندی، و بودجه‌بندی هستند، بلکه ابزارهای ارتباط بین ذی‌نفعان هستند. داشتن WBS و CBS استاندارد در پروژه‌ها، یک گام کلیدی در ترازکردن همه‌ی داده‌های مربوط به پروژه است. که بهتر است شامل شکست، کدها، مسیرها، و شاخصه‌های مربوطه باشد:
در مدیریت، برنامه‌ریزی، و کنترل پروژه، WBS همیشه المان اصلی است، و استانداردسازی باید بصورتی باشد که شاخصه‌های مربوطه‌ی دیگر، از پروژه‌ها را با WBS تراز کند.
شکل 2. استانداردسازی باید به مرتبط‌ساختن المان‌های دیگر داده‌ی پروژه به WBS کمک کند
2. داده‌های گلوبال زمانبندی
داده‌های گلوبال زمانبندی، داده‌هایی هستند که بین پروژه‌ها مشترکند و به پروژه‌ی خاصی مربوط نیستند. در زیر، بخش اصلی داده‌های گلوبال زمانبندی آورده شده‌است:
A) OBS – OBS باید تعریف شده و حفظ شود تا طبقه‌بندی و فیلترکردن مبتنی بر آن، در بین پروژه‌های مختلف ممکن شود.
B) ID پروژه‌ها/فعالیت‌ها و قاعده ی نام‌گذاری – داشتن ID استاندارد پروژه‌ها و فعالیت‌ها هم در یکپارچگی و هم به نگاشت داده‌ها بین سیستم های مختلف، بسیار کمک می‌کند. برای مثال، یک ID فعالیت می‌تواند به چند بخش مانند دیسیپلین، فاز، مولفه، واحد سازمانی، یونیت، و… تقسیم شود.
C) تقویم‌ها – یک دسته‌ی استاندارد از تقویم‌ها باید تعریف و حفظ شوند و در بین تمام پروژه‌ها مورد استفاده قرار گیرند.
D) کدهای فعالیت – کدهای فعالیت برای اهداف مختلفی مانند فراهم‌آوردن گروه‌بندی، فیلترینگ و دسته‌بندی جایگزین، مورد استفاده قرار می‌گیرند. اگر آنها برای پروژه‌های مختلف مورد استفاده قرار گیرند، باید استانداردسازی شوند.
E) کدهای منبع/سمت – منابع و سمت ها معمولا اجزائی از داده‌های گلوبال هستند. از آنجایی که آنها تکه‌هایی از اطلاعات هستند که هزینه‌ها و ساعت‌هایی به آنها نسبت داده می‌شود، بسیار مهم است که آنها را بصورتی که تمام پروژه‌ها در سازمان از آنها استفاده می‌کنند، تعریف و حفظ کنیم.
بهتر است یک دستورالعمل واضح درباره‌ی چگونگی تعریف و نگهداری داده‌های گلوبال وجود داشته باشد، و دسترسی به چنین داده‌هایی بهتر است به سرپرست نرم‌افزار زمانبندی محدود شود.
3. سیستم اندازه‌گیری پیشرفت (PMS)
داشتن یک استاندارد برای اندازه‌گیری پیشرفت فعالیت‌ها بدون اینکه اهمیت داشته باشد که چه پروژه‌ای داریم، داده‌های پیشرفت از پروژه‌های مختلف را واضح می‌سازد. همچنین در زمان‌هایی که داده‌های پیشرفت در کوئری ها، ماکروها، و… مورد استفاده قرار می‌گیرند، نیاز به محاسبه‌شدن و انباشته‌شدن در سطوح بالاتر دارند، کمک می‌کند.
4. داده‌های فنی مرتبط مانند مدل BIM/3D
تحلیل خوب در پروژه‌ها معمولا با برخی داده‌های فنی سروکار دارد که نیاز دارند به WBS و CBS لینک شوند. داشتن چنین داده‌هایی که با WBS ترسیم می شوند، تحلیل شما را ارتقا می‌دهد. برای مثال، حجم و مقدار کار می‌تواند از مدل سه‌بعدی یا MTOها به فعالیت‌های شما وصل شود و شما را قادر سازد که یک اندازه‌گیری پیشرفت مبتنی بر مقدار انجام دهید.
مثالی دیگر، وقتی است که شما زمانبندی چهاربعدی (4D) یا بسته کار پیشرفته (AWP) انجام می‌دهید. در آن مورد، لینک مدل سه‌بعدی و WBS ضروری است. چنین کدگذاری و الزاماتی، نیاز دارد که در برنامه‌ی BIM شما در نظر گرفته‌شود تا شما بتوانید از آنها استفاده کنید تا WBS و المان‌های مدل را به هم لینک کنید.
شکل 3. کدینگ استاندارد به لینک خودکار المان های مدل 3D به WBS کمک می کند
5. کدهای مربوط به مواد و مصالح
مواد و مصالح معمولا بخش قابل ملاحظه‌ای از پروژه‌های ساخت‌وساز اند و همیشه نیاز دارند که بخشی از تحلیل باشند. شما باید بدانید که چه مواد و مصالحی در چه فعالیتی مورد استفاده قرار می‌گیرد و باید درباره‌ی وضعیتشان بدانید. برای پیونددادن فعالیت‌ها به مواد و مصالح مربوطه که از سیستم نظارت بر مواد و مصالح شما می‌آیند، شما باید با داشتن یک سیستم کدگذاری مناسب، ترسیم استانداردی داشته باشید.
نیازی به گفتن نیست که تعریف‌کردن و پیاده‌سازی چنین استانداردهایی در مدیریت پروژه، نیاز به یک برنامه‌ی قبلی، پشتیبانی مدیریت، پایایی، و نظارت دارد. با این حال، داشتن به جای آنها، قطعا مزایای کوتاه‌مدت و بلندمدتی دارد که ما در ابتدای مقاله در مورد بخشی از آنها بحث کردیم.
برچسب:کنترل پروژه
ممکن است همچنین دوست داشته باشید
